Come condurre una teleconferenza

Teleconferenze forniscono un modo efficace per risparmiare tempo e denaro e sono parte integrante delle comunicazioni aziendali in questi giorni. I partecipanti di una teleconferenza in grado di lavorare all'interno della facilità e la comodità dei propri uffici semplicemente alzare il telefono e comporre dentro Questo consente anche di risparmiare ore di faticoso cammino verso il luogo di incontro e economizza i costi di trasporto. La logistica coinvolti sono minime e ci sono meno distrazioni rispetto a faccia normale incontri reali.

Passi per condurre una teleconferenza

Le seguenti operazioni devono essere seguite al fine di effettuare una teleconferenza significativa ed efficace:

* Il primo passo è quello di inviare informazioni prima della riunione. Il pacchetto informazioni dovrebbero includere la data e l'ora della riunione, le istruzioni di composizione, l'ordine del giorno e un numero di contatto per ulteriori informazioni ed assistenza. Il messaggio deve essere trasmesso ben prima della data della riunione, al fine di evitare eventuali problemi dell'ultimo minuto.

* A all'ultimo minuto promemoria sotto forma di una breve e-mail deve essere inviata a tutti i membri partecipanti, circa un'ora prima dell'inizio della conference call. Questi ricordi sono estremamente efficaci ed efficienti e sono utili per i partecipanti che sono molto occupato per tutta la settimana.

* L'apparecchiatura principale richiesto per teleconferenza sono un personal computer, monitor TV grande e un telecomando videocamera. Accendere il monitor del computer, e la macchina fotografica e, quando richiesto dal computer, fornire il numero ISDN del sito che si desidera chiamare. Premere il pulsante 'Call Up' pulsante con il telecomando e attendere che la persona a rispondere dall'altra parte. Per fare una conferenza multipla sito, un Multi-point unit (MCU) è usato controller.

* Al fine di risolvere eventuali problemi tecnici riguardanti la teleconferenza, è importante accedere al sistema per telefono o online virtuale spazio di incontro, almeno mezz'ora prima dell'inizio della riunione. Questo lascia una buona impressione su altri partecipanti della teleconferenza. Una volta che tutti i log in, prendere una partecipazione formale al fine di tenere traccia di tutti i partecipanti. Poi chiedere loro di indicare informazioni rilevanti su se stessi, come, nome, reparto, qualifica e la posizione prima dell'inizio della riunione. In questo modo far sapere a tutti che sta parlando in un dato momento.

* E 'importante seguire l'etica di business e di avviare la riunione al momento giusto. Per l'eliminazione dei rumori di fondo, mentre una persona sta parlando per un lungo periodo, chiedere ai partecipanti di utilizzare il pulsante mute sui loro telefoni.

* Area di discussione frivole non hanno alcun posto in una teleconferenza ed è necessario attenersi all'ordine del giorno dell'assemblea. Se ogni partecipante inizia a discutere di argomenti irrilevanti, lo reindirizzare educatamente. Al fine di evitare problemi, far loro sapere che saranno forniti il ​​tempo per una discussione aperta dopo la riunione ottiene oltre.

* Prima di terminare la riunione virtuale o teleconferenza, è bene chiedere a tutti se hanno qualcosa da aggiungere. Dopo di che ringraziare tutti i partecipanti per aver trovato il tempo della loro giornata per partecipare alla riunione.

* Last but not least, inviare note riunione ai partecipanti alla riunione in teleconferenza o virtuale entro 24 ore della riunione. Questo permette loro di rivedere il materiale, mentre la riunione è ancora fresco nelle loro menti. Se in tutte le eventuali decisioni sono state prese nel corso della riunione, essi dovrebbero anche essere chiaramente indicato nelle note.

Ci sono teleconferenza attrezzature di qualità disponibile sul mercato, che migliorano le prestazioni di tali riunioni virtuali. Teleconferenza è un ottimo strumento per le riunioni simultanee, mentre i partecipanti si siedono comodamente in luoghi diversi.